Die Zertifikate können von Betrieben, Vereinen, Projekten, Schulen und Bildungsträgern frei genutzt werden. Sie werden von der jeweiligen Praxisbetreuung oder Seminarleitung ausgefüllt. Je konkreter die Tätigkeiten, Stärken oder Schulungsinhalte beschrieben werden, desto aussagekräftiger und hilfreicher ist der Nachweis für die Teilnehmenden.
Die Zertifikate sind sowohl als gedruckte Vorlage in der Qualipass-Mappe als auch als Online-Formular verfügbar. Alle Online-Zertifikate enthalten beschreibbare Textfelder. In vielen Vorlagen kann zudem das eigene Logo (z. B. von Schule, Verein oder Unternehmen) eingefügt werden. Die ausgefüllten PDF-Dateien lassen sich bequem lokal speichern.